1. CARACTERÍSTICAS DA EQUIPE DE INFORMAÇÃO

A equipe de informação ideal deve ter as seguintes características:

    •compreensão abrangente da área de atuação e conhecimento da estrutura e da função da empresa;

    •conhecimento sobre as diferentes fontes de informações da organização;

    •facilidade de acesso a tecnologias de informação;

    •entendimento político associado à habilidade para exercer liderança;

    •fortes qualificações para relações interpessoais;

    •expressiva orientação para o conjunto do desempenho do negócio, em vez de submissão a objetivos funcionais da organização.

  

2. INFORMAÇÃO SIGNIFICATIVA: O PRIMEIRO OBJETIVO DA EQUIPE

Infelizmente, a maior parte dos profissionais de informação não sabe o que torna a informação significativa, e muito menos de que maneiras se pode agregar valor a ela.

Embora haja um grande número de pesquisas aplicadas à valorização dos investimentos em TI (Tecnologia de Informação), esses estudos concentram-se principalmente na avaliação do impacto econômico das tecnologias de computação.

No mundo concreto dos negócios e da economia: Richard Saul Wurman, conhecido projetista de sistemas de informação, observa que dados devem estar "imbuídos de forma, e aplicados de modo a se tornar significativos" como informação.' 

Esse processo de dotar a informação de significado é um primeiro passo para a agregação de valor. Desnecessário dizer que apenas o homem pode fazer isso de forma eficaz.

As informações não são criadas todas da mesma maneira: alguns tipos são mais valiosos do que outros. Embora seja útil uma empresa saber, por exemplo, que um concorrente fez uma proposta em determinada concorrência, mais importante é conhecer o valor real da proposta. 

Wurman define informação como aquilo que "reduz a incerteza"."' Em outras palavras, utilizamos informação principalmente para tomar decisões, e com isso esperamos ser bem-sucedidos. Esse tipo de definição é útil para alguém que procura calcular o preço da aquisição de informações, ou para comparar o valor de um conjunto de dados com outro. É evidente que esses cálculos são baseados em critérios altamente subjetivos.

McKjnnon c Bruns sugerem uma forma de avaliar informações mais centrado no processo.'' Eles propõem três características que definem o valor da informação para os gerentes: oportunidade, exatidão e relevância".

As duas primeiras são bastante lógicas, e sabemos que a informação é relevante quando útil ao gerente. Mas que característica específica torna a informação relevante? Gerentes que têm necessidade de criar 'relevância' certamente ficarão confusos com essa questão.

Para esclarecer melhor como a equipe informacional pode auxiliar seus usuários, proponho seis características, que determinam o valor da informação nas organizações: exatidão, oportunidade, acessibilidade, envolvimento, aplicabilidade e escassez.

Todas essas características estão inter-relacionadas, sendo parte da teia de componentes da ecologia da informação, e podem afetar qualquer situação, da estratégia à política.

ATRIBUTOS DA INFORMAÇÃO

Exatidão

Para ser percebida como valiosa e utilizada com confiança, a informação deve ser exata. No nível mais primário, exatidão significa ausência de erros simples na transcrição, na coleta e na agregação de dados. Essa é uma espécie de exatidão binária: ou o dado está certo ou errado.

Mas as equipes de apoio devem considerar outras dimensões que afetam a exatidão dos dados, como o grau de precisão em medidas. 

Equipes de apoio podem melhorar a exatidão da informação que fornecem a descobrindo que fontes são valorizadas e consideradas confiáveis pelos usuários confirmando regularmente a exatidão das principais fontes gerando um programa de qualidade destinado à transação de dados-chave.

Oportunidade

Em muitos casos, a informação só é útil se estiver atualizada. A definição de oportunidade envolve sempre uma situação específica. Para o planejamento estratégico, uma informação gerada há muitos anos ainda pode ser útil, ao se levar em conta a projeção e as tendências. 

Para um gerente de produção, entretanto, níveis de produção precisam ser atualizados no período de uma hora, para serem válidos. 

Gerentes costumam buscar agressivamente as mais oportunas fontes de informação essencial. Isso significa que a atividade mais produtiva da equipe de informação é não perder tempo desenvolvendo modelos ou sistemas formais, sejam ou não computadorizados, mas que processem as informações lentamente.

Acessibilidade

Se a obtenção da informação é difícil ou muito demorada, pode não valer a pena procurá-la. No atual ambiente computadorizado, o acesso normalmente está relacionado à conectividade ou à capacidade de um computador em estabelecer conexão com outro para obter dados em uma rede. 

Mas conectividade diz respeito apenas à dimensão física do acesso; ela não assegura que o usuário final da informação obterá o que deseja. Muitas pesquisas sobre o uso da informação gerencial apontam para o fato de que a acessibilidade real é um dos critérios mais importantes para a determinação das informações que devem ser utilizadas pelos gerentes.

Contextualização e envolvimento

Contextualizar informações é o meio mais poderoso para aumentar tanto o interesse do público quanto a propensão deste em interagir com a informação de uma determinada maneira. Contextualizar geralmente implica detalhar a fonte e comparar a informação disponível com o histórico que a envolve.

Dessa forma, a equipe de informação pode desenvolver um conjunto de comparações entre o desempenho de concorrentes, outras divisões dentro da empresa, objetivos previamente definidos, desempenhos anteriores e melhores práticas/benchmarking.

O envolvimento é também a característica menos generalizável da informação. Cada organização, e até mesmo cada funcionário, está atento a diferentes coisas. A informação que envolve totalmente uma empresa pode ser completamente irrelevante para outra.

Aplicabilidade

Quando a informação pode ser diretamente utilizada para equacionar problemas ou apoiar a decisão de negócios, sem que isso envolva mais análises e rearranjo de dados, ela se torna aplicável. Isso a torna, obviamente, relevante e valiosa para o usuário.

Nas pesquisas de McKinnon e Bruns, por exemplo, sobre práticas de informação gerenciais, foi solicitado aos gerentes a descrição do que consideravam um bom relatório. Quase unanimemente, os entrevistados responderam que bons relatórios estão "vinculados diretamente às tarefas gerenciais de quem os, recebe".

Escassez

Uma vez que a informação normalmente significa poder — e que ambientes informacionais são inerentemente políticos, a raridade de uma informação pode ter grande influência em seu valor.

Teóricos gostam de dizer que a informação é um recurso único, porque não perde valor se dado a outras pessoas. Isso pode ser verdade até certo ponto, pois nem toda informação precisa ser rara para ter valor, mas se um determinado conjunto de dados pode ser facilmente obtido e usado por outros, pode ter menor valor para mim e para minha empresa.

Condensação

Os gerentes de informação normalmente buscam condensar a informação de maneira automática, sendo a seleção, em grande parte das vezes, feita pela data: toda informação anterior a uma data especificada é apagada.

Essa é uma abordagem particularmente insensata à condensação da informação, já que uma informação útil deve permanecer disponível por anos. Em vez de usar essa abordagem, o editor de informação deve fazer os cortes de acordo com a qualidade (algo muito difícil de conseguir por meios automatizados), seu índice de procura até o momento e sua importância para os objetivos da empresa.

A condensação pode ser feita tanto no início como no final do ciclo de vida da informação. 

FONTE:  Ecologia da Informação - DAVENPORT, THOMAS H.